Prípadová štúdia

Distribútor debnenia a lešenia

Našim zákazníkom je spoločnosť, ktorá zastupuje významných výrobcov v sortimente debnenia a lešenia a poskytuje technickú podporu svojim obchodným partnerom. Pôsobí na slovenskom a českom trhu s tým, že časť obchodných aktivít smeruje aj na európsky trh. Jej zákazníkmi sú primárne stavebné a montážne firmy, prostredníctvom ktorých pokrýva predaj koncovým zákazníkom.

IT systém pred zavedením CRM Malina

V distribučnej firme bol zavedený samostatný internetový obchod určený na objednávanie tovaru a ekonomický softvér, ktorý slúžil na vedenie účtovníctva a skladového hospodárstva. Ekonomický softvér bol vzhľadom na finančnú náročnosť licencií dostupný len pre obmedzený počet užívateľov. Informácie obchodným zástupcom poskytoval určený zamestnanec vo firme, ktorý na požiadanie exportoval databázy a manuálne pripravoval reporty pre manažment.

Práca s oddelenými databázami

IT systém zákazníka pozostával z ekonomického softvéru a internetového obchodu, cez ktorý prebiehalo objednávanie tovaru. Obe databázy sa napĺňali nezávisle od seba, čo spôsobovalo rozdielnosť dát. Dôsledkom boli časté chyby, kedy prišla objednávka produktu v nižšej cene a následne bola vystavená faktúra vo vyššej cene. Okrem časového zdržania zamestnancov, to stálo distribučnú firmu ďalšie náklady v podobe zníženej marže a nižšej spokojnosti jej zákazníkov.

Tvorba cenových ponúk v exceli

Keďže firma pôsobí v segmente, kedy je potrebné na každú zakázku pripraviť konkrétne riešenie, obchodníci vypracovávali cenové ponuky. Na prípravu cenovej ponuky slúžil samostatný excel, ktorý pravidelne aktualizoval produktový manažér. Excel automaticky zobrazil popis produktu a cenu, avšak obrázky museli obchodníci pracne kopírovať z cenníka. Celý proces tvorby ponuky bol veľmi pracný a zdĺhavý. Ponuky boli uložené len v počítačoch obchodníkov, v prípade straty alebo poškodenia notebooku sa nenávratne stratili, chýbal prehľad o rozpracovaných projektoch.

Reporting obchodníkov v exceli

Distribučná firma pracovala s 25 obchodnými zástupcami v teréne. Kontrola ich fungovania bola rozložená medzi troch area manažérov a každý z nich využíval excelový reporting. Excelové zošity boli pripravené pre každého obchodníka zvlášť s naimportovanou databázou zákazníkov z daného regiónu. Manažéri dokázali vyčítať množstvo stretnutí, avšak získavanie ďalších informáci bolo pracné a len na spracovanie analýzy jedného obchodníka potrebovali dva dni času. Množstvo práce potrebné na spracovávanie dát bolo extrémne veľké a pre distribučnú firmu neprimerane finančne náročné.

Čo obsahovalo zavedenie CRM Malina?

Zavedenie CRM Malina do distribučnej firmy obsahovalo kompletnú funkcionalitu CRM systému vrátane integrovaného internetového obchodu a obchodníckych a manažérskych nástrojov. Súčasťou bolo prepojenie CRM Malina s existujúcim ekonomickým softvérom a online synchronizácia databáz.

Poriadok v databáze zákazníkov

CRM Malina s integrovaným e-shopom sme prepojili prostredníctvom synchronizačných skriptov s existujúcim ekonomickým softvérom. Odbúral sa tak večný problém s nejednotnosťou databáz a minimalizovali sa chyby vo fakturácii. Významným krokom dopredu bola aj vyššia dostupnosť CRM pre všetkých zamestnancov firmy, čo donieslo väčšie množstvo uložených informácií o zákazníkoch, kontaktných osôb a a dokonalý prehľad o zrealizovaných aktivitách nielen obchodných zástupcov.

Tvorba cenových ponúk v CRM Malina

Čas potrebný na vytvorenie cenovej ponuky sa znížil až o 70% a vytvoril priestor na väčšie množstvo predajných aktivít. Počet ponúk medziročne vzrástol o 434%. Centrálne spravovanie produktového portfólia produktovým manažérom zabezpečilo online aktuálnosť cien, rovnakú kvalitu popisov a obrázkov v cenových ponukách pre všetkých obchodníkov. Cenová ponuka vytvorená v súlade s firemným dizajnom je oveľa lepšie a profesionálnejšie vnímaná obchodnými partnermi. Pre obchodníkov aj manažérov je vždy k dispozícii prehľad o pripravených projektoch a budúcom vývoji predaja.

Eshop integrovaný v Maline

Internetový predaj je jedným z najvýznamnejších predajných kanálov distribučnej firmy na slovenskom, českom, ale aj zahraničnom trhu. Z toho dôvodu sme pripravili riešenie, kedy je možné spravovať celé produktové portfólio v piatich jazykových mutáciách. Veľkým prínosom je taktiež používanie rovnakej databázy zákazníkov, ich spravovanie v CRM a oslovovanie prostredníctvom modulu pre zasielanie hromadných mailov.

Zníženie nákladov

Zavedením CRM Malina sa znížila administratívna záťaž vo firme, čo umožnilo presunúť niektorých zamestnancov na novootvorené pracovné pozície. Odpadla potreba spracovávať reporty pre manažment a poskytovať informácie obchodným zástupcom. Naopak, firma nebola nútená prijať nových zamestnancov a mohla lepšie využiť skúsenosti svojich ľudí.